Jak nakládat s osobními údaji

Spotřebitelské soutěže jsou oblíbeným a účinným nástrojem marketingu. Při jejich pořádání jste povinni dodržovat regulace, které vyplývají z české a evropské legislativy. V tomto článku se zaměříme na správné nakládání s osobními údaji účastníků. Vysvětlíme si, jaké údaje můžete sbírat, kdy potřebujete souhlas a jak správně informovat účastníky.

Podmínky zpracování osobních údajů stanovuje Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, známé pod zkratkou GDPR, a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Jaké údaje sbíráte?

Typicky budete pro účely spotřebitelské soutěže sbírat identifikační a kontaktní údaje účastníků jako jsou jméno, e-mail, telefon nebo korespondenční adresa. Bez nich by nebylo možné účastníky soutěže identifikovat a v případě výhry je kontaktovat a výhru jim předat.

Vždy sbírejte pouze údaje, které jsou skutečně potřebné k organizaci soutěže.

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Pokud osobní údaje zpracováváte pouze za účelem organizace soutěže – tedy její organizace, vyhodnocení a předání výher – nemusíte získávat výslovný souhlas účastníka. V tomto případě je právním základem zpracování tzv. plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Účastník totiž vstupuje do smluvního vztahu přijetím pravidel soutěže.

Využití osobních údajů pro marketingové účely

Jiná situace nastává, pokud chcete osobní údaje dále využívat – např. k zasílání obchodních sdělení, newsletterů nebo pro jiné marketingové účely. V takovém případě už potřebujete výslovný a dobrovolný souhlas účastníka. Souhlas musí být oddělený od samotné registrace do soutěže – například formou samostatného zaškrtávacího políčka.

Souhlas nesmí být podmínkou účasti v soutěži a účastník musí mít možnost jej kdykoli jednoduše odvolat.

Informační povinnost

Před získáním údajů musí být účastníci informováni o:

• účelu zpracování,
• správci údajů a jeho kontaktech,
• době uchování údajů,
• svých právech (např. přístup, výmaz, omezení zpracování),
• právním základu zpracování.

Ideální je přiložit k pravidlům soutěže dokument s přehlednými informacemi o zpracování osobních údajů. V online prostředí se běžně používá checkbox, kterým účastník potvrzuje, že se s informacemi seznámil.

Bezpečnost osobních údajů

Nezapomeňte na odpovídající technické a organizační zabezpečení údajů – přístupová práva, šifrování nebo pravidla pro mazání údajů po skončení soutěže.

Doporučení

Pořadatelé by se měli při návrhu soutěžní mechaniky ujistit, že zpracování a ochrana osobních údajů je plně v souladu s platnou legislativou.

Pokud si chcete být jisti, že Vaše soutěž proběhne bez problémů, kontaktujte nás a my zajistíme vše potřebné.